Evropská směrnice o whistleblowingu přinesla firmám a dalším subjektům v ČR povinnost zavést etickou linku, která se podle zákona o ochraně oznamovatelů nazývá tzv. vnitřní oznamovací systém. Prostřednictvím etické linky můžou firmy včas odhalit nekalé jednání a zaměstnanci jsou v případě jejího použití chráněni před odvetnými opatřeními. Pojďme se blíže podívat na to, co je etická linka a jak funguje.

Co je etická linka?

Etická linka (whistleblowing hotline) je nástroj pro oznamování neetického, nezákonného nebo nevhodného chování na pracovišti. Smyslem etické linky je poskytnout zaměstnancům a dalším skupinám lidí bezpečný způsob, jak se ozvat v případě, že něco není v pořádku. Pokud se zaměstnanec stane svědkem neetického jednání nebo se necítí dobře, může se ozvat prostřednictvím anonymní etické linky. Firmy se tak včas dozví o problémech a můžou realizovat nápravná opatření, která zabrání větším problémům. Etická linka by měla ochránit totožnost oznamovatele a ochránit ho před odvetným opatřením.

Etická linka je nedocenitelným nástrojem pro organizace, které chtějí nejen splnit legislativní požadavky, ale také zajišťovat účinný compliance program a podpořit vytváření etického pracovního prostředí. Etická linka pomáhá odhalovat problémy uvnitř organizace, což může vést ke zlepšení interních postupů a prevenci neetického a protiprávního jednání. Vnitřní oznamovací kanál umožňuje organizacím rychle reagovat, a především řešit problémy interně, což může ušetřit čas a peníze, které by jinak byly vynaloženy na právní spory nebo škody způsobené eskalovanými problémy.

Pro organizace, které se zavázaly k dodržování právních předpisů a etických standardů, je etická linka nepostradatelným prvkem. V dnešním světě, kde transparentnost a etika získávají stále větší důležitost, je etická linka nezbytným nástrojem pro budování důvěry u zaměstnanců i veřejnosti. Poskytnutím bezpečného prostoru pro whistleblowing organizace stvrzují svůj závazek k etickému jednání a ochraně zájmů všech zúčastněných stran. Pro organizace je pořízení etické linky výhodnou investicí do budoucna a významnou podporou etických hodnot, které by měly být v centru zájmu každé společnosti.

Jak funguje etická linka?

Pokud oznamovatel (zaměstnanec, student, obchodní partner, třetí osoba, …) zažil nezákonné, neetické nebo nevhodné chování, může tuto skutečnost oznámit prostřednictvím etické linky. Ta může mít podobu speciální telefonní linky, která je funguje pouze pro příjem oznámení, nebo oznamovacího formuláře, který je dostupný online nebo v mobilní aplikaci. Zaměstnanec má tedy obvykle více možností, jak oznámení podat. Může zavolat na speciální telefonní číslo nebo přes etickou linku vyplnit formulář, kde zvolí typ oznámení, napíše podrobnosti a může poslat také přílohu. Po odeslání se oznámení dostane k příslušné osobě, která by měla být nestranná a maximálně důvěryhodná. Tato osoba může s oznámením dále pracovat v rámci administrace etické linky - oznamovatele se může v rámci anonymního chatu zeptat na podrobnosti a oznámení dále řešit. Etickou linku firmám poskytují externí dodavatelé, takže nedochází ke střetu zájmu ani úniku citlivých dat.

Jaké jsou přínosy etické linky?

Etická linka představuje způsob, jak splnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů, avšak skrývá v sobě mnohem více výhod a vlastností. Hraje významnou roli nejen jako whistleblowing hotline, ale také v podpoře etiky, integrity a transparentnosti ve firmách, a tak přispívá k úspěšnému zajištění compliance.

Detekce nepravostí

Etická linka umožňuje zaměstnancům a externím subjektům hlásit nepravosti a porušení compliance bez obav z odvetných opatření. Díky tomu se tato linka stává pro firmu cenným zdrojem informací o potenciálních problémech.

Prevence

Díky možnosti anonymního oznamování se etická linka stává preventivním nástrojem. Zaměstnanci a další zúčastnění se mohou cítit jistěji a bezpečněji s vědomím, že mohou nahlásit problémy anonymně, aniž by museli odhalit svou totožnost.

Podpora integrity a pozitivní firemní kultury

Zaměstnanci a stakeholdeři zavedením etické linky získávají jistotu, že organizace bere etiku a compliance vážně. Etická linka tak posiluje integritu a pomáhá budovat pozitivní firemní kulturu.

Zlepšení interního řízení

Informace získané prostřednictvím etické linky mohou vést ke zlepšení interních postupů a procesů. To může pomoci organizaci minimalizovat rizika a dosahovat stanovených cílů mnohem efektivněji.

Šetří peníze a chrání reputaci

Včasná informace ohledně nelegálního jednání může organizaci významně zmírnit finanční škody nebo zabránit mediálním kauzám.

Co lze oznámit přes etickou linku?

Přes etickou linku lze oznámit širokou škálu událostí od závažnějších jako jsou korupce, krádeže, zpronevěry po méně závažné jako příjemná pracovní atmosféra na pracovišti. Mnoho firem využívá etickou linku jako HR nástroj, který zaměstnancům umožní přijít s pro bezpečnou komunikaci se svými zaměstnanci.

Jaké vlastnosti má mít etická linka?

Důvěrnost

Etická linka musí zaručovat naprostou důvěrnost pro oznamovatele. Vzhledem k tomu, že je určena primárně pro podání informací, které nemohou být z různých důvodů sděleny přímo, je její užití zcela bezpečné a diskrétní. Etická linka musí mít zavedené bezpečnostní mechanismy pro zachování důvěrnosti informací.

Snadný přístup

Je důležité, aby etická linka byla snadno dostupná pro všechny potenciální oznamovatele. To znamená, že by měla být k dispozici prostřednictvím různých komunikačních kanálů – například telefonní linky a online formulářů – a to odkudkoli a kdykoli, 24 hodin denně 7 dní v týdnu.

Nestrannost

Etická linka by měla zajišťovat nestranný přístup k podaným oznámením. To zaručuje, že informace budou řádně prošetřeny a nebude docházet k jejich podceňování, nebo dokonce k pokusům o utajení neetického či protiprávního jednání. K přijímání a vyhodnocování přijatých oznámení jsou proto vybírány speciální (externí nebo interní) osoby či oddělení – nejčastěji jde o osoby z HR, právních oddělení nebo compliance.

Rychlá reakce

Organizace musí být schopna rychle reagovat na oznámení přijatá prostřednictvím etické linky. Velmi důležitá je také možnost snadno a bezpečně pokračovat v konverzaci s oznamovatelem – požádat o doplňující informace nebo důkazy, a díky tomu kvalitně a okamžitě přijatý podnět vyřešit. Rychlá reakce pomáhá zabraňovat eskalaci problémů a minimalizuje možné škody.

Jak vybrat správného dodavatele etické linky?

1. Důvěryhodnost

Poskytovatel etické linky by měl mít doložitelnou historii a spolehlivé klientské reference.

2. Dostatečné technologické zabezpečení

Whistleblowing hotline musí být zabezpečená na maximální možné technologické úrovni, aby nedošlo k úniku citlivých dat a osobních údajů. Zajímejte se, kdo na vývoji a údržbě whistleblowing softwaru pracuje a ověřte si, zda má poskytovatel prostředky a lidské zdroje na údržbu a vývoj systému. V opačném případě nemáte záruku, že systém bude použitelný také do budoucna a že jsou vaše data v bezpečí.

Co je důležité: