11 nejčastějších otázek o zákonu o ochraně oznamovatelů

Firmy se nás často obrací s otázkami ohledně požadavků zákona o ochraně oznamovatelů. Vyznat se v legislativních požadavcích není vždy jednoduché, a proto jsme sepsali ty nejčastější otázky a odpověděli na ně. 

1. Nestačí jako vnitřní oznamovací systém využít klasické komunikační kanály? 

Nestačí. Kanály jako je fyzická schránka důvěry, klasická telefonní linka nebo e-mail nesplňují všechny požadavky na vnitřní oznamovací systém, hrozí únik citlivých dat a s tím vysoké pokuty. V neposlední řadě nejsou důvěryhodné. Jaké konkrétní požadavky nesplňují si můžete prohlédnout na obrázku:

2. Kdo všechno spadá pod zaměstnance? 

Zákon o ochraně oznamovatelů se týká kohokoliv, kdo pro povinný subjekt (firma, samospráva, …) “pracuje”, a to v širším slova smyslu. Platí to tedy pro klasické zaměstnance, kteří dostávají plat nebo mzdu, ale také například pro stážisty nebo dobrovolníky, kteří za svoji činnost zaplaceno nedostanou. Chráněni jsou pak nejen během výkonu práce, ale již ve fázi, kdy se o práci nebo jinou obdobnou činnost u povinného subjektu ucházejí. 

3. Spadají pod zaměstnance i tzv. dohodáři a maminky na mateřské? 

Ano, pod zaměstnance spadají také lidé, kteří spolupracují na dohodou o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti, případně také maminky na mateřské nebo rodičovské dovolené. 

4. Komu všemu musíme zpřístupnit vnitřní oznamovací systém - zaměstnancům, nebo i dalším subjektům? 

Vnitřní oznamovací systém by měl být přístupný nejen zaměstnancům, ale i dalším subjektům, které se zaměstnavatelem přicházejí do styku nebo pro něj vykonávají nějakou činnost či službu, například dodavatelům, poradcům, členům statutárního orgánu, atd.  

5. Musíme umožnit oznamování i zaměstnancům, kteří jsou cizinci? 

Základem je především zajistit funkčnost a dostupnost oznamovacího systému a informací o něm zaměstnancům a co nejvíce podávání oznámení usnadnit. Pakliže jsou vašimi zaměstnanci cizinci, kteří nemluví česky, měli by mít možnost podat oznámení v rodném jazyce. 

6. Kde má být zveřejněna informace o vnitřním oznamovacím kanálu?

Zákon vyžaduje, aby byly informace o systému na ochranu oznamovatelů zveřejněny způsobem umožňujícím dálkový přístup. Nejlepší způsob je na webových stránkách organizace vytvořit podstránku o whistleblowingu, kde budou informace o tom, jak podat oznámení společně s odkazem na vnitřní oznamovací systém. Povinností je také zveřejnit údaje o příslušné osobě a možnosti podání oznámení přes externí kanál Ministerstva spravedlnosti.

7. Jak předejít tomu, aby whistlebloweři využili externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti?

Povinné subjekty musí podle zákona whistleblowery informovat také o možnosti podání oznámení prostřednictvím MS. Přečtěte si článek o tom, jak předejít tomu, aby whistlebloweři využili externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti.

8. Musí být sepsán písemný záznam o poučení příslušné osoby a zaměstnanců? 

Zákon jasně stanovuje, že o poučení práv a povinností příslušné osoby musí být sepsán písemný záznam. Na zaměstnance se tato podmínka výslovně nevztahuje, firma je však musí řádně informovat o tom, kde a jak mohou oznámení učinit. Je tedy dobrou praxí firmy, aby své zaměstnance o možnostech podávání oznámení seznámila například formou školení, vzdělávacího semináře apod. 

9. Jak správně zvolit příslušnou osobu a jaké jsou její povinnosti?

Kromě toho, že příslušná osoba musí být zletilá, bezúhonná, svéprávná, nezávislá, nestranná, maximálně důvěryhodná a bez střetu zájmů, zákon ukládá spoustu dalších povinnost, které uvádíme v článku Jak vybrat příslušnou osobu a jaké jsou její povinnosti. 

10. Musíme řešit anonymní oznámení? 

Ačkoliv původní návrh zákona vyžadoval přijímat anonymní oznámení, současný zákon o ochraně oznamovatelů to nevyžaduje. To znamená, že na anonymní oznámení se zákonné požadavky nevztahují a technicky vzato je firma řešit nemusí. Důrazně ale doporučujeme přijímat i řešit jakékoliv oznámení, které přijde, včetně těch anonymních. Je v zájmu všech organizací řešit podněty a odhalit problémy, dokud jsou ještě v zárodku. 

Důvody, proč se vyplatí přijímat anonymní oznámení, najdete v článku.

11. Za jakých podmínek je možné sdílet vnitřní oznamovací systém? 

Pro menší povinné subjekty, které mají méně než 250 zaměstnanců, zákon výslovně zmiňuje možnost sdílení vnitřního oznamovacího systému. Tento limit se přitom vztahuje na každý povinný subjekt zvlášť. To znamená, že pokud chtějí povinné subjekty, například z důvodu podnikatelského seskupení, vnitřní oznamovací systém sdílet, musí mít každý z nich maximálně 249 zaměstnanců. Sdílení vnitřního oznamovacího systému je zakázáno veřejným zadavatelům, s výjimkou obcí, které jej mohou sdílet mezi sebou.

Povinné subjekty mohou využít také outsourcingu a zřízením vnitřního oznamovacího systému pověřit třetí osobu. Podívejte se na podrobné podmínky pro sdílení vnitřního oznamovacího systému.

Máte další otázky ohledně zákona? Domluvte si konzultaci s naším specialistou.