Rozhovor s HR ředitelkou VÍTKOVICE STEEL: V našem DNA je nenechávat věci být

Kateřina Nogolová vplula do vod HR už před téměř 15 lety. Působila v Plzeňském Prazdroji jako HR Manažerka, po té působila na pozici HR Manažerky ve společnosti GE Money a EVRAZ holding a v dánské společnosti BANG&OLUFSEN zastávala vedle pozice HR ředitelky i pozici zastřešující finance. Po pozici HR ředitelky v TATRA TRUCKS se přesunula do pozice HR Ředitelky ve společnosti VÍTKOVICE STEEL, a.s., kde je i členkou představenstva a správní rady jejich nadačního fondu. Sedli jsme si s Kateřinou a vyzpovídali jsme ji ohledně toho, jak ve Vítkovice Steel řeší pohodu více než 900 zaměstnanců a jak k tomu přispívá právě oznamovací online schránka. 

Paní Kateřino, než se pustíme do oznamovacích kanálů, zkuste, prosím, shrnout firemní hodnoty a kulturu Vítkovice Steel.

Naše firemní kultura je STEELová – hlavně bezpečná, a tím bezpečím se myslí: dobrý tým, transparentní procesy, obousměrná funkční a otevřená komunikace, nediskriminovat, dělat vše pro to, abych se v práci cítil bezpečně. A to nejen z pohledu BOZP ale i zpětné vazby – i té nepříjemné, řešení problému, příležitosti zeptat se na cokoliv kohokoliv.

Povězte, jak dlouho už u vás funguje nějaký oznamovací kanál? Co bylo impulsem k jeho zavedení? 

Oznamovací kanály máme již dlouhou řadu let, před mým příchodem. O původním impulsu se mohu jen domnívat, ale jistě to byla potřeba zajistit možnost všem zaměstnancům se vyjadřovat k dění ve firmě, mít prostor upozornit na věci, které ne vždy může vedení vidět a zároveň nastavit oboustranný směr komunikace.

Dokázala byste odhadnout, kolik upozornění měsíčně dostanete? 

Zpravidla tak pět až sedm. Většinou jsou to dotazy, na které se lidi stydí zeptat osobně.  

HR manažeři se často obávají, že budou upozorněními a otázkami zavaleni a že nebudou stíhat odpovídat. Jakou máte zkušenost vy? 

Myslím, že to nehrozí. U nás při tom objemu, který dostáváme, to zabere zhruba hodinu měsíčně. Navíc se v odpovídání střídají různá oddělení podle toho, koho se dotaz nebo upozornění týká. Takže se to rozdělí rovnoměrně mezi HR, výrobu nebo třeba facility management. 

Kdo online schránku nejvíce používá a co nejčastěji reportují?

Všichni napříč firmou, nejvíce lidé na nižších a dělnických pozicích, kteří jsou vděční za přímou komunikační cestu k managementu společnosti. Nejčastěji se chtějí ujistit, doptat se, případně si vyjasnit nějaké otázky ohledné hromadné komunikace napříč společností. Často také dostáváme osobní dotazy, které spadají do kompetence HR, podněty pro zlepšení a nápady k facility a zázemí pracoviště.

Objevují se nějaké vulgarity, pomluvy a podobně negativní upozornění? A co třeba lživá upozornění?

Musím říct, že prakticky vůbec. Naposledy jsme dostali podobný vulgární vzkaz asi před dvěma lety. Ale zaměstnanci dobře vědí, že na vulgarity prostě neodpovídáme. Díky tomu to ani nikde nezkouší. S pomluvami, vulgaritami proto nemáme vůbec žádný problém. Lživé upozornění jsme nedostali nikdy. 

Jak to vypadá se skladbou oznámení? Dostáváte většinu anonymních?

Nene, je to pro nás příjemné překvapení. Anonymních je asi kolem 30 % ze všech oznámení. Ostatní jsou jmenovitě. Nebylo to tomu tak vždy, ale v čase se poměr dost obrátil. Připisujeme to tomu, že se u nás lidi nebojí ozvat a ptát se a mají v nás důvěru, že jim chceme opravdu pomoci.

Proč jste šli do online schránky v kombinaci s dalšími kanály? 

Online kanál máme pro lidi fungující v online prostředí, ale máme i fyzickou schránku (respektive více schránek) na provoze – pro kolegy, co chtějí mít jistotu ne-elektronické stopy a zároveň pro ty, co nemají e-mail, nemají smartphone atp. – máme tolik kanálů, aby každý z našich zaměstnanců měl možnost „dát vědět“ a „nenechat věci být“ a aby si i sám vybral cestu, která je mu nejbližší.

Co udělat pro to, aby ve firmě oznamovací kanály dobře fungovaly?

Je důležité řešit podněty a zprávy v systému rychle, uzavírat je, komunikovat je dále. Lidé musí vědět, že to má smysl, že se s tím něco děje, že to není jen sběrný koš. Osvědčuje se nám taky průběžná propagace směrem do firmy. Často zaměstnancům připomínáme, že se mohou ozvat. Zároveň odpovědi na obecné otázky pak zveřejníme i pro ostatní, pokud se třeba stejný dotaz objeví vícekrát. Je dobré dát najevo, že se podnětům věnujeme. 

Kde vidíte jejich hlavní přínos? Co online schránka firmě dává?

Podle mě je to cesta k podpoře té naší bezpečné kultury, dále to dává zpětnou vazbu i vedení na jejich rozhodnutí… dává prostor pro podněty, které různé firemní pracovní skupiny nemusí vidět přes procesní slepotu a samozřejmě může být i prevencí pro závažné problémy typu fraud, compliance issues apod. Zároveň je důležité dát lidem možnost svěřit se i anonymně. Mohou být oblasti, kdy se člověk může při dotazu cítit hloupě, může to pro něj být osobní a citlivá záležitost, nebo může mít strach z konsekvencí… ten poslední případ tedy odpovídá a dává zpětnou vazbu i na firemní kulturu.

Často anonymita vede k větší otevřenosti, není tam vliv sociálni-auto-cenzury apod. Člověk může být upřímný, přímý, ne tolik politicky korektní.

Dokážete říct nějaký konkrétní příklad, kdy vám oznamovací kanál pomohl? Co se na základě nějakého oznámení změnilo/odhalilo?

Často to bývají různé podněty ke zlepšení – i pracovního prostředí, zpětná vazba na interní procesy apod. A často na běžné životní věci – kantýna kvalita jídla, hodnocení benefitů. U těch benefitů je několik konkrétních příkladů… například díky tomu teď více propagujeme sport. Měli jsme i případy, kdy přes tyto kanály chodí nominace od kolegy na zaměstnance měsíce. To nám dělá radost.

Jak reagovali zaměstnanci na zavedení oznamovacího kanálu? Vítali to, měli obavy? Jak to vnímají teď? 

Samozřejmě ze začátku ostych. Důležitá byla komunikace a hlavně rychlé odezvy a reálné dopady do dění společnosti, aby se v daný nástroj vytvořila důvěra. Dnes je to tak běžná součást naší firmy, že zaměstnanci využívají aktivně různé kanály ke všemu možnému – aplikaci, email, fyzický box… cokoliv si dokážete představit. 

Řešíte také, jak vybudovat ve firmě online schránku důvěry? Umíme pomoci. Podívejte se, co vše umí whistleblowing platforma Nenech to být.

Jak vznikl projekt Nenech to být?

NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol.

V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.