Co je vnitřní oznamovací systém?

Od srpna letošního roku vstupuje v účinnost český zákon o ochraně oznamovatelů. Již k 1. 8. 2023 tak vzniknou společnostem s více než 250 zaměstnanci nové povinnosti dle tohoto zákona. Zaměstnavatelé s 50–250 zaměstnanci mají čas se na nové povinnosti připravit do 15. prosince 2023. Hlavním požadavkem zákona na zaměstnavatele je zřízení vnitřního oznamovacího systému, který bývá označován také jako whistleblowing systém. Jak jej ale v souladu se zákonem správně nastavit?

Kdo je povinen zřídit vnitřní oznamovací systém? 

• Soukromé společnosti s více než 50 zaměstnanci
• Společnosti v určitých sektorech (např. ve finančním) bez ohledu na velikost
• Veřejnoprávní subjekty, jako jsou státní orgány, státem zřízené nebo ovládané právnické osoby nebo územně samosprávné celky (s výjimkou obcí do 10 000 obyvatel)

Jaké jsou zákonné požadavky na vnitřní oznamovací systém?

Podávání oznámení

Oznamovateli musí být umožněno podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně nebo na jeho žádost osobně. 

Společnost musí dále uveřejnit (například na svém webu): 

• Informaci o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstva, 
• označit příslušnou osobu, její telefonní číslo a adresu elektronické pošty nebo jinou adresu pro doručování, 
• a informaci, zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro povinný subjekt nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost.

Příslušná osoba

V rámci vnitřního oznamovacího systému musí být stanovena jedna nebo více příslušných osob. Příslušnou osobou může být jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. Příslušná osoba se jako jediná smí seznámit s oznámením. Musí být proto poučena o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají ze zákona o ochraně oznamovatelů.

Po přijetí oznámení

O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele. Poté je příslušná osoba povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba povinnému subjektu (společnosti) navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. 

Vnitřní oznamovací systém NNTB byl vyvinut tak, aby pomohl splnit zákonné požadavky a práce s oznámeními byla jednoduchá. Najdete v něm spoustu užitečných funkcí: 

• Lhůty - Abyste stihli v zákonné lhůtě 30 dnů písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení, můžete si zapnout funkci automatické lhůty, která termín pohlídá za vás. U každého oznámení si můžete nastavit také individuální lhůtu.
• Přiřazení řešitelů - K oznámení lze přidat interní nebo externí příslušnou osobu. 
• Důvodnost - Jakmile příslušná osoba rozhodne o důvodnosti oznámení, může jej označit jako důvodné nebo nedůvodné.
• Interní komentáře - Příslušné osoby mohou k oznámení přidávat komentáře a přílohy, které nikdo jiný neuvidí. 
• Priority - Každému oznámení můžete nastavit prioritu ve 4 stupních od nízké po urgentní.
• Štítky - Každé oznámení můžete označit vlastními štítky pro lepší přehled.

Archivace

Oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením je poté podle zákona po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení povinné uchovat. Příslušná osoba je současně povinna vést elektronickou evidenci údajů o přijatých oznámeních prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, a to v rozsahu: 

• datum přijetí oznámení, 
• jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy, 
• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa, 
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek. 

Jaké jsou možnosti řešení vnitřního oznamovacího systému?

Nejlepším způsobem plnění povinnosti vnitřního oznamovacího systému je využít speciálního softwarového řešení.  V Česku je nejpoužívanější software NNTB, který poskytuje komplexní řešení vnitřního oznamovacího systému včetně možnosti zřízení vlastní telefonní linky (etické linky) pro příjem oznámení. Tradiční oznamovací kanály, jako je e-mail, telefon nebo fyzická schránka důvěry, nejsou pro naplnění požadavků zákona dostatečné. 

Společnosti, které zaměstnávají méně než 250 zaměstnanců, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využívat již zavedený systém jiného povinného subjektu. Sdílením vnitřního oznamovacího systému se snižují náklady na jeho zřízení na minimum. Zaměstnavatel může také zřízením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu. Při zajišťování role příslušné osoby je dále možné ušetřit zaměstnanecké zdroje a tuto funkci předat externím specialistům. I s tím vám NNTB může pomoci prostřednictvím našich partnerů z řad předních českých advokátních kanceláří.

Týká se vás zákon o ochraně oznamovatelů a potřebujete se na něco zeptat? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. 

Jak vznikl projekt Nenech to být?

NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol.

V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 700 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například SPORTISIMO, Kiwi, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.