Whistleblowing jako nástroj HR. Zpětná vazba od zaměstnanců buduje lepší firemní kulturu

Pojem „whistleblowing” je s námi takřka 40 let. Označuje případy, kdy zaměstnanci upozorňují patřičné instituce či orgány na nekalé jednání ze strany svých nadřízených. Může se jednat zejména o šikanu, projevy diskriminace, vysoké pracovní nasazení, obavy ze zaměstnavatelů, nespravedlivé zacházení či obavy týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při výkonu práce. 

Ukazuje se však, že whistleblowing nemusí být ve firmách pouze jakýmsi „policistou”, ale dobrým nástrojem k transparentnímu pracovnímu prostředí a posilování firemní kultury, která v konečném důsledku vede k vyšší spokojenosti zaměstnanců. Ti pak raději zůstávají ve svých stávajících pracovních pozicích. Tato zjištění napomáhají bořit doposud existující stereotyp udavačství, který whistleblowing stále v některých firmách provází. 

Příjemnější pracovní prostředí šetří peníze a udržuje tým

Pokud firma překoná prvotní nedůvěru a otevře whistleblowingu své dveře, může očekávat přínos hned v několika ohledech. Průzkum společnosti NAVEX GLOBAL či analýza amerických univerzit v Utahu a Washingtonu například ukázaly, že firmy, které whistleblowing kanály ve svých strukturách zavedly, řeší o takřka 7 % méně soudních sporů a ušetří více než 20 % nákladů na následném vyrovnávání se se zaměstnanci. Méně utrpí i mediální obraz společnosti. Podle zmíněných průzkumů se na veřejnost dostane o 46 % méně negativních zmínek. 

Pozitivně však whistleblowing působí nejen na finanční stránku společnosti, ale i personální. Nejčastějším důvodem k fluktuaci zaměstnanců je totiž toxická pracovní kultura. To ukázal průzkum MIT Sloan Management Review uskutečněný na vzorku přibližně 600 společností ze 172 zemí světa za posledních několik let (včetně období před pandemií COVID-19) například prozradil, že je tento faktor více než desetkrát významnějším důvodem odchodu zaměstnance než nespokojenost s platovým ohodnocením.

Že je kvalitní firemní kultura pro fungování společnosti zásadní potvrzují nejen zaměstnanci, ale i vedení. Příjemné pracovní prostředí snižuje zásadním způsobem množství stresu, který, jak uvedla Americká psychologická asociace v roce 2017, je jeho zdrojem pro celých 63 % lidí. Vysoké množství stresu následně vede ke špatnému výkonu, nižší kvalitě práce, vzniku konfliktů mezi zaměstnanci a zhoršování zdravotního stavu, jehož častým projevem je například syndrom vyhoření. Ačkoli je naprostá eliminace stresu na pracovišti nejspíš nereálnou výzvou, manažeři mohou využívat různé nástroje, které jej pomohou omezit. 

Faktorem, který zásadně přispívá ke zkvalitnění firemního pracovního prostředí je právě efektivní komunikace. Podle Statistik komunikace na pracovišti z loňského roku se ukazuje, že až pro 86 % zaměstnanců a vedoucích pracovníků je hlavní příčinou neúspěchu na pracovišti nedostatek spolupráce a komunikace. Naopak týmy, jejichž členové spolu komunikují efektivně, mohou zvýšit svou produktivitu až o 25 %. 

V otevřeném pracovním prostředí pracují lidé výrazně raději, než v takovém, které se vzájemné komunikaci brání. To dokazují například výsledky průzkumu uskutečněného společností Gallup, podle kterého aplikace nástrojů pro vzájemný feedback pomáhá omezit fluktuaci zaměstnanců o celých 15 %. Průzkum People Management Survey z roku 2018 provedený na vzorku více než 5 000 zaměstnanců například ukázal, že manažeři firem, kteří se zpětné vazbě nebrání, dostávají od svého týmu průměrné hodnocení 8,6 z 10. Naopak manažeři, kteří feedback nepřipouští si vyslouží průměrně 4,2 bodů. 

Malý krůček pro vedení, velký krok pro firemní kulturu

Přestože je whistleblowing vnímán především jako nástroj pro odhalování podvodů a jiných vážných případů, ukazuje se, že zaměstnanci jej v hojné míře používají pro poskytování méně závažnějších podnětů, které mohou vést ke zlepšení pracovního prostředí. Podle společnosti FaceUp, která firmám po celém světě poskytuje whistleblowing anonymní on-line platformu, podávají zaměstnanci především podněty nízké závažnosti, jejichž řešení není pro vedení obtížné a přispívá k všeobecné spokojenosti.

„Zaměstnanci například přicházeli s prosbami typu, zda by se hudba, která hraje na prodejnách, nemohla častěji měnit. Jiný zaměstnanec se ptal, proč oblíbené pánské boty velikosti 42 nenabízí prodejna i v dámské variantě. Ačkoli se na první pohled jedná o banality, vedení tyto drobnosti kvůli své profesní slepotě přehlíží. Díky vhodné whistleblowingové platformě se jimi však může zabývat a zvyšovat spokojenost svého týmu,” komentuje Tomáš Rodný, vedoucí HR ze společnosti Sportisimo, která využívá oznamovací systém NNTB. Tento způsob může vyvolávat otázky, zda whistleblowing platforma nebude zneužita a nestane se kanálem pro šíření nesmyslných podnětů, nebo ji naopak nebude využívat nikdo. 

„Nestalo se ani jedno. Naprostá většina podnětů je skutečně relevantních, rychle se dostává k povolané osobě a obratem řeší. Přímo na platformě si řešitel může s konkrétním oznamovatelem vyměnit i více zpráv, je-li třeba podnět upřesnit či se doptat na další informace. Záležitosti méně vážného charakteru vyřešíme do 24 hodin, ty složitější do pár týdnů. Většina konverzací pak končí poděkováním autora za vyřešení podnětu. Systém zároveň není nijak zneužíván k neetickému chování jako například šíření pomluv. Pokud by takové jednání bylo odhaleno, je možné jej prostřednictvím platformy účinně vyřešit,” dodává Rodný ze společnosti SPORTISIMO.

Firemní kultura je pro společnost zásadní nejen z hlediska interního fungování, ale také vnějšího obrazu. Po boku zajímavé marketingové strategie tak vytváří společnosti obraz sympatického zaměstnavatele, jemuž není lhostejný ani ten nejmenší problém. Pro náboráře je tak zmínka o provozu whistleblowing platformy dobrým argumentem u pohovoru s potenciálním zaměstnancem a doplňuje mozaiku mediálního obrazu na veřejnosti a případných zákazníků. Ten se dnes často rozhoduje kde zboží nakoupí nejen podle ceny, dostupnosti, kvality či možnosti doručení, ale také podle etických norem – tedy způsobu, jakým se zaměstnanec chová ke svým lidem. 

V poslední řadě je důvod pro udržení zaměstnance ekonomický. Nábor nového pracovníka totiž není jen složitým a zdlouhavým procesem, není ovšem zdaleka ani levnou záležitostí. Průzkumy ukazují, že samotný nábor nových zaměstnanců může stát značné částky v řádech tisíců dolarů – ukazuje se, že průměrně 3 000 dolarů na nového zaměstnance. Jiné metriky ukazují, že nábor začínajícího zaměstnance stojí společnost přibližně 20 % jeho platu. Čím dříve se navíc zaměstnanec rozhodne svou pozici opustit, tím větší náklady firmu jeho nahrazení stojí. Proto by se společnosti měly fluktuace svých lidí vážně obávat a snažit se ji všemi možnými prostředky, tedy například i whistleblowingovými nástroji, omezit.

Spojené státy, kolébka whistleblowingu

Zemí, kde je používání takových platforem běžným standardem jsou Spojené státy, kde má whistleblowing svou dlouhou tradici a pro zdejší společnosti je již běžným standardem. Vzhledem k častému podávání žalob, které se na novém kontinentě stalo takřka „národním sportem” firmy vědí, jaké benefity jim whistleblowing nástroje přinesou a kolik peněz ušetří. 

Pro firmy je zavádění takových nástrojů automatické, běžně je aplikují v okamžiku progresivního růstu při vstupu na burzu. Oznamovatelé zde již neřeší, zda svůj podnět oznámit po telefonu či e-mailem – platforma je pro ně první volbou a více se orientují na funkcionality konkrétní platformy. Whistleblower je také vnímán ryze pozitivně jako jakýsi „hrdina”, který svým aktivním zásahem pomohl odhalit nekalosti ve firmě. Typické pro whistleblowing ve Spojených státech je také kooperace oznamovatelů a řešení jednoho problému ve větším kolektivu. Firmy samotné dokonce své zaměstnance nabádají, aby při odhalování problému vzájemně anonymně spolupracovali a poskytli tak společnosti co nejvíce relevantních podnětů, které může firma při následném řešení zužitkovat.

Společnost FaceUp (NNTB.cz) přináší zajímavé srovnání s africkým kontinentem, konkrétně Jihoafrickou republikou, kde rovněž působí. Ačkoli nalezneme v USA řadu podobností, v Africe je situace výrazně horší a eskalovaná. Whistleblowing v tamních firmách slouží především jako jakási „zpovědnice” pro udržování mentálního zdraví a možnost sdělit své obavy či problémy. Whistleblowingové platformy jsou tak v prvé řadě používány pro prevenci sebevražd. Důležitým místním faktorem jsou také zbraně, které zde mají v porovnání se Spojenými státy ještě hlasitější slovo. Přesto je přístup zdejších firem k whistleblowingu zdrženlivější a aplikace nástrojů dlouhý proces. Společnosti na ně ze začátku hledí skepticky, neboť nevěří, že by mohly přinést větší množství podnětů. Mindset zdejších lidí však ukazuje přesný opak.

Evropský protipól

Zatímco v USA představuje whistleblowing samozřejmou součást firemní kultury, v Evropě je situace značně různorodá. Do prostředí zdejších firem totiž teprve proniká skrze nedávno zavedenou směrnici o ochraně oznamovatelů, kterou by v dohledné době všechny členské státy zahrnout do veřejného, posléze i soukromého sektoru. Směrnice má za cíl poskytnout zaměstnancům firem komfortní a jednoduchý způsob bezpečného anonymního oznamování s jasným průběhem a pravidly. Po firmách vyžaduje, aby svým zaměstnancům umožnily písemné i ústní podání oznámení, které musí vedení firmy přijmout do 7 dnů a do 30 dnů je seznámit s postupem řešení a následně s výsledkem. V případě porušení některé z podmínek může firmě hrozit pokuta do výše více než 40 tisíc euro či 5 % z čistého obratu. Od směrnice si Evropská unie slibuje maximální anonymitu a ochranu oznamovatelů před případnými odvetami ze strany vedení či kolegů. 

Přijímání whistleblowingových nástrojů však mohou, zejména v zemích bývalého východního bloku, narážet na negativní vnímání, jelikož jsou zde vlivem dřívějších dob považovány za „práskačství”. Celosvětové průzkumy však jasně ukazují, že oficiální zavedení whistleblowingu má pro firmy, jejich zaměstnance, ale i například dodavatele pozitivní přínos v mnoha ohledech. 

Je zajímavé, že v porovnání se světem není Evropa oblastí, kde by byl whistleblowing hojně využíván. V evropských zemích obdrží firmy podle průzkumu společnosti NAVEX Global průměrně 5 oznámení na 1 000 zaměstnanců ročně. V případě Severní Ameriky toto číslo narůstá na 10 podnětů, „rekordmanem” je pak Latinská Amerika s průměrnými 15 dotazy na 1 000 zaměstnanců. K podobným legislativním úpravám se také chystá například Japonsko, které se v červnu letošního roku chystá prosadit svůj novelizovaný zákon o ochraně oznamovatelů, který organizacím od určité velikosti nařizuje zavést vnitřní oznamovací systém. 

Bez ohledu na část světa je evidentní, že whistleblowing je důležitým nástrojem nejen pro řešení závažných právních problémů, ale budování kvalitní firemní kultury a prostředí, ve kterém lidé rádi pracují. To představuje pro fungování firmy rovnocenný parametr, jako byznysové úspěchy.

Potřebujete poradit, jak efektivně zavést whistleblowingovou platformu i pro vaše zaměstnance? 

Jak vznikl projekt Nenech to být?

NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol.

V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.