Jak vybrat příslušnou osobu a jaké jsou její povinnosti podle zákona o ochraně oznamovatelů?

Pro správně zavedený whistleblowing systém je klíčové zvolit vhodnou osobu, která bude přijímat oznámení, komunikovat s oznamující osobou a oznámení dále řešit. Zákon o ochraně oznamovatelů tedy ukládá povinnost stanovit tzv. příslušnou osobu - fyzickou osobu, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná. Kromě těchto základních požadavků má být příslušná osoba nezávislá, nestranná, maximálně důvěryhodná a bez střetu zájmů. 

Stanovení vhodné příslušné osoby zajistí, že bude vnitřní oznamovací systém důvěryhodný a oznamovatelé ho budou používat. Pokud whistlebloweři získají nedůvěru nebo pocit, že firma oznámení neřeší adekvátně (přičemž tento pocit může získat z pouhé nedostatečné komunikace), mohou se raději obrátit na externí kanály a firmě tak hrozí reputační či finanční újmy.

Jaké jsou povinnosti příslušné osoby? 

Podle zákona o ochraně oznamovatelů má příslušná osoba tyto povinnosti: 

• přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému,
• navrhuje firmě opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení,
• plní pokyny povinného subjektu,
• postupuje nestranně,
• zachovává mlčenlivost.

Tip:  Ve spolupráci s našimi partnery vám zajistíme příslušnou osobu tak, abyste vždy bez starostí naplnili všechny aktuální legislativní požadavky – zjistit více.

Interní vs. externí příslušná osoba 

Je vhodnou osobou pro přijímání a vyhodnocování oznámení spíše interní zaměstnanec nebo externí osoba? Pojďme se na obě možnosti podívat blíže. 

V případě interní příslušné osoby je nejdůležitější zvolit osobu, která bude dostatečně nezávislá na to, aby se při vyšetřování oznámení nedostala do střetu zájmů. Musí spolehlivě zachovávat důvěrnost, zamezit přístup k obsahu oznámení jiným osobám a nesmí nikomu poskytnout jakékoliv informace, které by mohly zmařit účel podaného oznámení. V rámci firmy se pro tuto funkci nabízí zaměstnanci z právního oddělení, personálního oddělení nebo compliance manažeři. 

Pokud firmy v řadě zaměstnanců vhodného kandidáta nenajdou, je možné pověřit externí osobu. Vzhledem k požadavku nestrannosti a nezávislosti příslušné osoby se externista může zdát jako vhodnější varianta. V porovnání s interní osobou garantuje nezávislost a profesionalitu v rámci řešení oznámení a navrhování efektivních opatření. Každá varianta však přináší různé výhody i nevýhody.
 

Externí příslušná osoba:

• menší administrativní náročnost pro firmu,
• prošetření je zaručeně objektivní,
• nehrozí konflikt zájmů,
• oznámení lépe vyhodnotí odborník se zkušenostmi s přijímáním a řešením oznámení,
• nižší riziko prozrazení totožnosti oznamovatele.

Interní příslušná osoba:

• lepší znalost firmy a interních procesů,
• nižší finanční náklady,
• snazší dostupnost pro ústní oznámení.

V každém případě mají firmy povinnost příslušné osoby poučit o právech a povinnostech, které pro ni ze zákona vyplývají a napsat o poučení záznam. 

💡Tip: Ve spolupráci s našimi partnery vám nabízíme odborné zaškolení pro příslušné osoby.

Proč se vyplatí mít dvě příslušné osoby? 

Vhodnou variantou je pověření dvou příslušných osob. Výhodou je, že se mohou zastupovat v případě nemoci nebo dovolené a mezi sebou konzultovat oznámení, která jsou složitější na posouzení. Nejideálnější je potom kombinace interní a externí pověřené osoby. Interní osobu může zastat například HR nebo compliance pracovník, který bez problému vyřeší snadné oznámení nebo dotazy. Externí osoba z řad právníků může zaštítit složitější případy a poskytnout odbornou konzultaci interní osobě. 

Jaké povinnosti má příslušná osoba po podání oznámení?

1. Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému přijmout oznámení ústně nebo písemně. Pokud oznamovatel požádá, tak také osobně, nejdéle do 14 dnů od požádání. 
2. Do 7 dnů ode dne přijetí oznámení písemně vyrozumět oznamovatele o přijetí oznámení.
3. Posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Ve složitých případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.
4. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, navrhnout opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu a písemně vyrozumět oznamovatele.
5. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, písemně vyrozumět oznamovatele.

💡NNTB hlídá zákonné lhůty za vás, o přijetí oznámení vyrozumíme odesílatele automaticky a díky upravitelným otázkám ve formuláři pomůže s posouzením oznámení.

Pozor na pokuty  

Za porušení legislativních povinností nebo špatnou práci s oznámeními hrozí příslušným osobám pokuty. 

Pokuta ve výši až 20 000 Kč může být uvalena za to, že příslušná osoba nevyrozumí oznamovatele o výsledku posouzení oznámení podle ve stanovené lhůtě. 

Pokutu až 50 000 Kč mohou příslušné osoby dostat za tyto přestupky: 

• neoznámí, že přestala splňovat podmínku bezúhonnosti, 
• odepře přijetí oznámení nebo neposoudí jeho důvodnost,
• neúmyslně poskytne informaci, která by mohla zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení,
• neúmyslně poskytne informaci o totožnosti oznamovatele nebo osoby podle bez jejich písemného souhlasu.

Nejvyšší pokuta až 100 000 Kč hrozí, pokud příslušná osoba úmyslně poskytne informaci: 

• která by mohla zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení,
• o totožnosti oznamovatele nebo osoby podle bez jejich písemného souhlasu.

Týká se vás zákon o ochraně oznamovatelů a potřebujete se na něco zeptat? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou. 

Jak vznikl projekt Nenech to být?

NNTB vzniklo v roce 2017 jako studentský projekt. Už v 17 letech vytvořili spolužáci Jan Sláma, David Špunar a Pavel Ihm platformu, pomocí které mohou děti snadno a bezpečně upozornit na šikanu na školách. Do 4 let začalo NNTB používat 1 800 škol.

V roce 2020 se začaly ozývat další organizace s tím, že by platformu uvítaly jako nástroj pro budování bezpečné firemní kultury a whistleblowing. V současnosti NNTB využívá více než 2 200 organizací po celém světě. Mezi významné klienty patří například Sportisimo, Pilulka.cz, LOMAX, Zásilkovna, DPD, Zentiva a město Brno.