Whistleblowing v rámci skupiny. Je společný oznamovací systém dostatečný, či nikoli?

Od 1. srpna 2023 je účinný nový zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“), který společnostem majícím 50-249 zaměstnanců ukládá povinnost zavést vnitřní oznamovací systém, a to nejpozději do 15. prosince 2023. Velké společnosti s 250 a více zaměstnanci tak měly učinit dokonce již od 1. srpna 2023.

Ze zkušeností víme, že poměrně velká část českých společností, a to zejména těch větších a těch, které jsou součástí nadnárodních skupin či koncernů, whistleblowingové řešení už má. Jak tedy přistoupit k již zaužívaným oznamovacím kanálům v rámci skupiny? Je vůbec možné je použít u dceřiných společností v České republice?

Zákon výslovně skupinové (koncernové) oznamovací systémy neupravuje, nicméně nabízí dvě řešení, jak skupinový systém u českých (dceřiných) společností použít, a to formou sdílení nebo outsourcingu.

Tyto dvě možnosti uvádí i výkladová stanoviska Evropské komise ze dne 2. a 29. června 2021 ke skupinovým oznamovacím systémům (dále jen „Stanoviska EK“).

Sdílení vnitřního oznamovacího systému

Zákon v § 8 odst. 3 stanoví, že „povinné subjekty, s výjimkou veřejných zadavatelů, které k 1. lednu příslušného kalendářního roku zaměstnávaly nejvíce 249 zaměstnanců, mohou vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využít vnitřní oznamovací systém zavedený jiným povinným subjektem, jestliže určí osobu příslušnou k plnění úkolů podle § 12 odst. 1 a 2 [Zákona].“

U sdílení skupinového oznamovacího systému se vždy uplatní jako základní podmínka pro použití uvedený maximální limit 249 zaměstnanců. Tento limit se přitom vztahuje na každý povinný subjekt zvlášť. To znamená, že pokud chtějí povinné subjekty vnitřní oznamovací systém sdílet, musí mít každý z nich méně než 250 zaměstnanců. Z uvedeného dovozujeme, že počty zaměstnanců se u jednotlivých společností nesčítají ani neprůměrují, tzn. pokud má například mateřská společnost 230 zaměstnanců, může sdílet svůj systém s 2 dceřinými společnostmi, z kterých má jedna 220 a druhá 249 zaměstnanců.

Podmínky pro sdílení vnitřního oznamovacího systému

• Sdílený oznamovací systém musí odpovídat požadavkům zákona (zejména při sdílení se zahraniční mateřskou společností). Tzn. v praxi bude muset skupinová linka vždy projít určitou revizí a případným přenastavením. Aktuálně vidíme, že toto je obtížným úkolem a mnohdy se zúčastněné společnosti z organizačních či finančních důvodů rozhodnou pro zřízení nové lokální linky české společnosti. 
• Zároveň je potřeba u sdílení splnit podmínku uvedenou v závěru § 8 odst. 2 Zákona, a to, že sdílení je možné pouze za předpokladu, že každý povinný subjekt má samostatně určenou příslušnou osobu. Tou sice klidně může být i externí subjekt, tj. osoba která není přímo zaměstnaná povinnou osobou.  Nicméně, z praktických důvodů doporučujeme, aby touto příslušnou osobou byl vždy pouze někdo, kdo má přímou vazbou na společnost (tzn. českou povinnou osobu), tedy osoba, která zná poměry v dané společnosti a zároveň v případě interního vyšetřování nevzbudí svou přítomností okamžitě pozornost (podezření) u zaměstnanců společnosti, tedy nedojde zbytečně k vyzrazení zahájené interního šetření.
• Další podmínkou je srozumitelnost pro oznamovatele, zejména pak ve vztahu k určení příslušné osoby. Tedy oznamovatel by při podání oznámení měl jasně vědět, kdo jsou příslušné osoby a ke komu se tedy jeho oznámení dostane. (Přestože Stanoviska EK uvádějí, že v případě sdílení je potřeba vždy od oznamovatele získat souhlas s tím, že oznámení se dostane k rukám mateřské společnosti, domníváme se - a to i po konzultaci s Ministerstvem spravedlnosti, že pokud je oznamovatel předem informován (např. v rámci interního předpisu či webových stránek) o tom, kdo jsou příslušné osoby, dalšího výslovného souhlasu oznamovatele s předáním oznámení a jeho zpracováním u mateřské společnosti (pokud je příslušná osoba zaměstnancem mateřské společnosti) již není třeba. Nicméně platí, že pokud bude příslušnou osobou osoba pro oznamovatele nedůvěryhodná, nic mu nebrání v tom obrátit se na Ministerstvo spravedlnosti.

Outsourcování vnitřního oznamovacího systému

Zákon v § 8 odst. 2 dále nabízí českým společnostem možnost vnitřní oznamovací systém v rámci skupiny „outsourcovat“, když: „Povinný subjekt může vedením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu. Pověřením není dotčena jeho odpovědnost za plnění povinností podle § 9 [Zákona].“ V tomto případě se limit 249 zaměstnanců neuplatní

V případě outsourcování se limit 249 zaměstnanců neuplatní - outsourcing je tedy možný bez ohledu na počet zaměstnanců povinného subjektu. Takto je možné outsourcovat celý vnitřní oznamovací systém (včetně příslušné osoby). Doporučujeme ovšem důrazně si outsourcing ošetřit písemnými smlouvami, které pak bude možné předložit v případě kontroly.

Pokud je v rámci outsourcingu osobou pověřenou vedením vnitřního oznamovacího systému entita (např. mateřská společnost), která je sama povinným subjektem ve smyslu zákona, je nezbytné, aby vnitřní oznamovací systémy obou povinných subjektů byly důsledně odděleny a nedocházelo tedy k jejich sdílení (tzn. softwarové řešení by mělo umožnit dostatečně bezpečné oddělení oznámení pro jednotlivé povinné osoby v rámci skupiny). To mimo jiné znamená, že nesmí docházet k přesunu informací uvedených v oznámeních, a dle našeho názoru dokonce i příslušné osoby musí být odlišné.

Zákon nezakazuje outsourcovat vnitřní oznamovací systém u zahraničního subjektu (tzn. zahraniční mateřské společnosti). Je nicméně nutné mít na paměti zejména povinnost stanovenou v § 12 odst. 1 Zákona, upravující povinnost příslušné osoby přijmout na žádost oznamovatele oznámení osobně (v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal). Tato povinnost musí být splněna i v případě, že je vnitřní oznamovací systém částečně či kompletně outsourcován. Z tohoto důvodu lze doporučit, aby příslušná osoba byla k dispozici v České republice..

Zároveň podobně jako u sdílení i u outsourcingu doporučujeme, aby příslušnou osobou byla osoba s přímou vazbou na společnost (tzn. českou povinnou osobu), která dobře zná poměry ve společnosti a zároveň v případě započetí interního vyšetřování nevzbudí okamžitě pozornost u zaměstnanců společnosti.

Co doporučujeme?

Skupinové whistleblowingové linky obecně lze v rámci koncernů využívat. Musí ovšem vyhovovat parametrům stanoveným zákonem. Aby se předešlo případným postihům pro nesprávné nastavení vnitřního oznamovacího systému, doporučujeme provést podrobnou analýzu aktuálního stavu a následnou případnou adaptaci na požadavky zákona, tedy zejména systém nastavit buď na formu sdílení, nebo na bázi outsourcingu. Společně s úpravou systému je nutno počítat i s úpravou související dokumentace, typicky skupinových interních předpisů (Whistleblowing policy či dále např. zásad ochrany osobních údajů). 

Skupinovou linku lze sdílet pouze v případě, že má whistleblowingová platforma dostatečné technologické nastavení a dokáže splnit požadavky jiných jurisdikcí. V opačném případě je vždy možné implementovat namísto sdílení či outsourcingu vlastní lokální oznamovací systém. S ohledem na množství technických řešení na trhu a dobrou propracovanost některých z nich je jeho implementace relativně snadná a není ani příliš nákladná. Tento nový systém pak může být doplněn „dobrovolnou“ skupinovou linkou řízenou mateřskou společností. V takovém případě je ale třeba důsledně obě linky odlišovat a zejména pak jasně informovat oznamovatele o tom, že ochrany podle zákona požívá pouze při užití lokální linky. 

Autoři: 

Mgr. Rudolf Bicek, Ph.D., advokát a Mgr. Helena Hangler, advokátka
oba v trvalé spolupráci s AK Schönherr Rechtsanwälte GmbH

Jak sdílení vnitřního oznamovacího systému řeší NNTB? 

Sdílet oznamovací systém v rámci NNTB jde dvěma způsoby: 

1. Vytvořením organizační struktury

V rámci nastavení lze přidat více organizačních jednotek a sdílet jeden oznamovací formulář. Příslušná osoba uvidí pouze ta oznámení, která spadají do organizační jednotky, ke které je přiřazená. 

2. Vytvořením vícero oznamovacích formulářů

Pro každou organizační jednotku můžete vytvořit vlastní oznamovací formulář, který lze upravit na míru společnosti (barvy, logo, kategorie oznámení, texty). 

Zajímá vás, jak může NNTB pomoct ve vaší organizaci? Domluvte si nezávaznou konzultaci s naším specialistou.